Proposal making secrets

Το γράψιμο μιας καλής προσφοράς είναι το επιστέγασμα μιας συμφωνίας και το τελικό στάδιο για να κλείσεις ένα νέο πελάτη. Γι’ αυτό είναι απαραίτητο να είναι ορθά διατυπωμένο και να προβάλλει την καλύτερη εικόνα της εταιρείας.

Μια εταιρεία μπορεί να διαμορφώσει ένα πρότυπο προσφοράς και να το διαμορφώνει κάθε φορά ανάλογα με τον πελάτη. Τα στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνονται σε ένα proposal είναι το περιεχόμενο του έργου που θα πραγματοποιηθεί, οι πόροι και ο χρόνος που θα απαιτηθεί για την ολοκλήρωσή του, το κόστος καθώς και κάποιοι όροι και προϋποθέσεις. Αν η προσφορά είναι εκτεταμένη θα ήταν καλύτερα αν βάζατε και κάποια περιεχόμενα. Στο proposal πρέπει να περιέχεται επίσης το logo της εταιρείας και να χρησιμοποιούνται τα χρώματα του brand της, έτσι ώστε να προβάλλεται μια φιλική, γνώριμη εικόνα στον πελάτη.

Εισαγωγή proposal:

Στην εισαγωγή οποιασδήποτε προσφοράς πρέπει να περιλαμβάνονται τα στοιχεία του πελάτη, ημερομηνία και το έργο στόχος που θα επιτευχθεί. Επιπρόσθετα σ’ αυτό το σημείο η εταιρεία μπορεί να προβάλει την εικόνα της και να παρουσιάσει την αξία της δείχνοντας στον πελάτη πως η επιλογή του ήταν η καλύτερη. Είναι σημαντικό να συμπεριλάβει όλα τα στοιχεία της, όπως ονόματα και στοιχεία αυτών που θα δουλέψουν για το έργο, τηλέφωνα, διευθύνσεις και e-mail. Μ’ αυτό τον τρόπο δημιουργεί ένα αίσθημα εμπιστοσύνης στον πελάτη. Μπορεί επίσης να κάνει παραπομπή στο website της, ούτως ώστε ο πελάτης να μπορεί να ανατρέξει σε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία.

Στοιχεία του έργου:

Σ’ αυτό το σημείο πρέπει να αναφερθούν οι επιμέρους στόχοι για την επίτευξη του έργου. Θα ήταν καλύτερο να παρουσιάζονταν σε σημεία ( bullet points ) έτσι ώστε να είναι πιο συνοπτικά και ξεκάθαρα για τον πελάτη. Επισημαίνοντας κάθε στόχο, μπορείτε να αναφερθείτε στο πώς αυτός θα επιτευχθεί, τι πόροι θα χρειασθούν και ποιες μέθοδοι θα χρησιμοποιηθούν. Μέσα στα στοιχεία του έργου πρέπει να γίνεται μια γενική ανακεφαλαίωση του τι είχε προσυμφωνηθεί, πείθοντας τον πελάτη πως είναι σύμφωνος με την προσφορά.

Επιπλέον θα ήταν καλό αν αναφέρατε ποιο θα είναι το αποτέλεσμα του κάθε επιμέρους στόχου. Έτσι μειώνεται τον κίνδυνο για μελλοντικές παρεξηγήσεις. Είναι σημαντικό να μπορείτε να ορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θα επιτύχετε, δίνοντας στον πελάτη τη σιγουριά για επιτυχία.

Χρονοδιαγράμματα:

Οι χρονικοί περιορισμοί του έργου είναι ένα πολύ σημαντικό κομμάτι της προσφοράς, εφόσον αποτελούν ένα από τα στοιχεία πίεσης που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο πελάτης. Γι’ αυτό πρέπει να τεθούν με τέτοιο τρόπο έτσι ώστε να σας δίνουν ευελιξία κινήσεων αλλά παράλληλα να μην δημιουργούν στον πελάτη αίσθημα αβεβαιότητας. Το ξεκίνημα πρέπει να αναφέρεται ως συγκεκριμένη ημερομηνία. Τα μετέπειτα στάδια όμως μπορούν να προσδιορίζονται με μήνες ή με αριθμό εργάσιμων ημερών. Στα σημεία όπου ο χρόνος δεν μπορεί να προγραμματιστεί ακριβώς διότι εξαρτάται από τον πελάτη, μπορείτε να αναφέρετε πως τα χρονοδιαγράμματα είναι ανάλογα με το πρόγραμμα του πελάτη και τη συχνότητα της ανατροφοδότησης που θα έχετε. Επίσης πρέπει να αναφερθεί ο χρόνος λήξης του έργου, αν όμως δεν είστε σίγουρος πως θα ολοκληρωθεί σίγουρα μέχρι τότε, καλύτερα να θέσετε ένα διάστημα αντί μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Πολύ σημαντικό είναι να κάνετε ξεκάθαρο στον πελάτη πως τα χρονοδιαγράμματα αναφέρονται σε εκτιμήσεις, έτσι ώστε να μην υπάρξουν τυχόν παρεξηγήσεις.

Κόστος έργου:

Η τιμή αποτελεί πάντοτε ένα από τους πιο σημαντικούς προσδιοριστικούς παράγοντες επιλογής ενός έργου. Για να πείσετε λοιπόν τον πελάτη θα πρέπει να προσδιορίσετε από που προέρχεται το κόστος και να αναλύσετε τα κύρια στοιχεία του. Ιδιαίτερα όταν υπάρχει περιορισμένο κεφάλαιο πρέπει να είναι ξεκάθαρα τα στοιχεία που καθορίζουν το κόστος του έργου. Μπορείτε να παρουσιάσετε το κόστος ανάλογα με τους πόρους που απαιτούνται ή χωρισμένο σε φάσεις του έργου, ή ακόμα ανάλογα με το κόστος του κάθε επιμέρους στόχου. Το τι θα επιλέξετε θα εξαρτηθεί από το είδος του έργου και ποιος τρόπος παρουσιάζει πιο ξεκάθαρα τις τιμές.

Όροι και προϋποθέσεις:

Αποτελεί ίσως το πιο κύριο σημείο μιας προσφοράς διότι προκαθορίζει τη σχέση ανάμεσα στην εταιρεία και τον πελάτη. Γι’ αυτό το λόγο επιβάλλεται να είναι πολύ ξεκάθαρο και πιο εκτεταμένο έτσι ώστε να είναι σαφές και να μην προκύψουν μετέπειτα προβλήματα. Σ’ αυτό το σημείο περιέχονται οι όροι πληρωμής, τι προβλέπεται σχετικά με τα χρονοδιαγράμματα και ποια θα είναι η μελλοντική σχέση εταιρείας και πελάτη σχετικά με συντήρηση ή αναπροσαρμογή του έργου. Όσων αφορά τους όρους πληρωμής πρέπει να είστε πολύ ξεκάθαροι ως προς το πότε και με ποιο τρόπο θα γίνουν. Κάθε σημείο που επιθυμείτε να γίνει αντιληπτό από τον πελάτη πρέπει να το τονίσετε ιδιαίτερα.

proposal_template.docx