8 tips για μια πετυχημένη email signature

Η υπογραφή στα e-mails σας μπορεί να αποτελεί το κλειδί για την επίτευξη του σκοπού που στέλλετε ένα μήνυμα. Μέσα από τα στοιχεία που παρέχετε στην e-mail signature μπορεί οποιοσδήποτε παραλήπτης του e-mail να δει άμεσα ποιος είστε και πως μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας, δίνοντας έτσι αυτόματα μεγαλύτερη φερεγγυότητα στο περιεχόμενο του μηνύματος. Γ’ αυτό και η e-mail signature αποτελεί πολύ σημαντικό κομμάτι για κάθε e-mail που στέλλετε.

Μπορείτε να διαμορφώσετε την εταιρική σας υπογραφή την οποία θα τοποθετείτε στο τέλος κάθε e-mail που θέλετε να αποστείλετε. Τα απαραίτητα στοιχεία που πρέπει να περιλάβετε είναι το όνομα της εταιρείας σας, το δικό σας όνομα, τη θέση που κατέχετε στην εταιρεία, στοιχεία επικοινωνίας και το website σας. Πιο κάτω υπάρχουν διάφορα tips για να κάνετε την e-mail signature σας ακόμα πιο πετυχημένη.

1. Συνοπτικό περιεχόμενο: Προσπαθήστε να την κάνετε συνοπτική χωρίς όμως να παραλείψετε απαραίτητες πληροφορίες τις οποίες πρέπει να περιλάβετε. Μια υπογραφή γύρω στις 5-6 γραμμές είναι ιδανική, ανάλογα βέβαια με το περιεχόμενο της εταιρείας. Μπορείτε να περιορίσετε τις γραμμές χρησιμοποιώντας μπάρες ( | ) ή άνω και κάτω τελείες ( : ).

2. Στοιχεία επικοινωνίας: Τα στοιχεία επικοινωνίας είναι ίσως το πιο απαραίτητο στοιχείο για μια e-mail signature. Θα πρέπει να είναι εμφανή έτσι ώστε ο παραλήπτης του e-mail να μπορεί εύκολα να τα εντοπίσει. Στα στοιχεία επικοινωνίας μπορείτε να συμπεριλάβετε τηλέφωνα, διευθύνσεις, e-mail, fax, ακόμα και το λογαριασμό σας στο skype ή στο facebook, εάν επιθυμείτε οι πελάτες σας να επικοινωνούν με τέτοιο τρόπο μαζί σας.

3. Links: Χρησιμοποιείστε links για να μπορούν οι πελάτες σας να μεταφέρονται πιο εύκολα στις ιστοσελίδες τις οποίες αναγράφετε στην e-mail signature σας.

4. Στοιχεία για τις δραστηριότητες σας: Μπορείτε να συμπεριλάβετε και επιπλέον στοιχεία που να δείχνουν τις τελευταίες σας δραστηριότητες ή τα μελλοντικά σας σχέδια. Μ’ αυτό τον τρόπο δείχνετε σε όλους τους παραλήπτες των e-mails σας με τι δραστηριοποιείστε αυτή την περίοδο και τους ενημερώνετε για το τι άλλο θα κάνετε. Έτσι ακόμα και οι τακτικοί σας πελάτες και συνεργάτες, παρόλο που γνωρίζουν τον αποστολέα των e-mails σας, εξακολουθούν να ρίχνουν μια ματιά στην e-mail signature για να δουν τι νέο έχετε προσθέσει. Το σημαντικό εάν επιθυμείτε να εφαρμόσετε μια υπογραφή με στοιχεία από τις δραστηριότητές σας είναι να φροντίζετε να την ανανεώνετε τακτικά.

5. Διάφορες εταιρικές υπογραφές: Εάν έχετε μια εταιρεία που δραστηριοποιείτε σε πολλούς τομείς και έχετε επικοινωνία με πολλούς και διαφορετικής κατηγορίας πελάτες, μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικές εταιρικές υπογραφές που θα τις χρησιμοποιείτε ανάλογα με την κάθε περίπτωση. Για παράδειγμα μπορείτε να έχετε διαφορετική e-mail signature για τους προμηθευτές, τους πελάτες και τους συνεργάτες σας και στην κάθε μια να περιλαμβάνονται στοιχεία που ενδιαφέρουν τους ανάλογες παραλήπτες.

6. Εμφάνιση: Το απλό κείμενο είναι το ιδανικό για μια επαγγελματική υπογραφή. Καλύτερα να αποφύγετε τα πολλά χρώματα, τα ειδικά fonts και τα γραφικά. Το σημαντικό είναι να τραβήξετε την προσοχή με το περιεχόμενο και όχι με την εμφάνιση.

7. Μορφοποίηση: Αποφύγετε μια μορφοποίηση του τύπου HTML διότι δε θα εμφανίζετε σε όλους τους χρήστες όπως επιθυμείτε. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε μια τέτοιου τύπου μορφοποίηση καλύτερα προτού τη θέσετε κανονικά σε εφαρμογή, να τη δοκιμάσετε σε κάποιους φίλους ή γνωστούς για να δείτε πως τελικά εμφανίζετε.

8. E-mail signature service: Εάν επιθυμείτε να έχετε μια ακόμα πιο επαγγελματική e-mail signature μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια e-mail signature service. Με μια τέτοια υπηρεσία μπορείτε να περιλάβετε γραφικά ή άλλα στοιχεία σχεδίασης και να καλύψετε πιο ειδικές ανάγκες. Τέτοιες υπηρεσίες προσφέρουν οι πιο κάτω ιστοσελίδες: http://www.mylivesignature.com/, http://www.stationerycentral.com/, http://www.wisestamp.com/.