Πώς να προετοιμαστείτε για μια διαπραγμάτευση

Η ικανότητα της διαπραγμάτευσης είναι κάτι που μπορείς να το μάθεις ακολουθώντας κάποια βήματα και αποκτώντας εμπειρία αλλά και κάτι που πρέπει να έχεις το ταλέντο να το κάνεις με επιτυχία. Για να καταφέρεις να φτάσεις σε μια πετυχημένη συμφωνία θα πρέπει να προετοιμαστείς καλά, να μπορείς να ακούς τον άλλο και να ελίσσεσαι ανάλογα με τη στάση του.

Προετοιμασία

Προτού συναντηθείς με τον συνομιλητή σου θα πρέπει να έχεις μελετήσει αρκετά και να γνωρίζεις με ποιον έχεις να κάνεις. Θα πρέπει να πάρεις πληροφορίες για την εταιρεία του και για το ίδιο το άτομό του. Είναι πολύ σημαντικό να ξέρεις εκ των προτέρων πόσο σκληρός διαπραγματευτής είναι και ποια είναι τα στοιχεία που εκτιμά ιδιαίτερα σε μια συζήτηση.

Έπειτα θα πρέπει να θέσεις τους στόχους που θέλεις να επιτύχεις με αυτή τη συνάντηση. Πρώτα απ’ όλα θα πρέπει να έχεις ξεκάθαρη άποψη για το ζητούμενο της συμφωνίας έτσι ώστε να μην ξεφεύγεις από τον κύριο στόχο σου. Μια καλή ιδέα είναι να φτιάξεις μια λίστα με όλους τους στόχους και να τους βάλεις σε σειρά προτεραιότητας. Κάνοντάς το αυτό θα μπορείς πιο εύκολα μετά να δεις σε ποιο βαθμό η συνάντηση στέφθηκε με επιτυχία, ανάλογα με το πόσους από τους στόχους κατάφερες.

Ένα άλλο πολύ σημαντικό στοιχείο της προετοιμασίας είναι η έρευνα. Για να μπορείς να πείσεις τον άλλο σχετικά με αυτό που επιθυμείς να συμφωνήσετε, θα πρέπει να έχεις στατιστικά στοιχεία της αγοράς και μελέτες που πραγματοποιήθηκαν μέχρι στιγμής. Επιπρόσθετα θα πρέπει να ετοιμάσεις στατιστικά στοιχεία και γραφικά για τη δική σου εταιρεία. Μ’ αυτό τον τρόπο ο λόγος σου θα αποκτήσει τεκμηρίωση και θα γίνει πιο πιστευτός, έχοντας έτσι περισσότερες πιθανότητες να πείσεις τον άλλο διαπραγματευτή.

Για να κάνεις τη συνάντηση με το συνομιλητή σου ακόμα πιο ενδιαφέρουσα, μπορείς να ετοιμάσεις μια παρουσίαση σε power point. Με μια τέτοια κίνηση εκτός του ότι τραβάς την προσοχή του άλλου πολύ πιο εύκολα, περνάς το μήνυμα πως είσαι σωστός επαγγελματίας και δείχνεις ενδιαφέρον για τη δουλειά σου. Σε μια παρουσίαση μπορείς να συμπεριλάβεις τα πιο σημαντικά από τα στοιχεία που θα θίξεις σε σημεία, να βάλεις εικόνες από την εταιρεία και να κάνεις μια καλή ανάλυση των στατιστικών στοιχείων μέσα από γραφικές παραστάσεις.

Να μπαίνεις στη θέση του άλλου

Μια πολύ καλή στρατηγική που θα σε βοηθήσει στο να επιτύχεις το σκοπό σου είναι να δεις τα πράγματα από τη σκοπιά του συνομιλητή σου. Προσπαθώντας να μπεις στη θέση του και να καταλάβεις τα δεδομένα από τη δική του οπτική γωνία, μπορείς πιο εύκολα να σχεδιάσεις με ποιο τρόπο θα τον προσεγγίσεις και θα του προτείνεις την επιθυμητή συμφωνία. Για να το πετύχεις αυτό θα πρέπει να ξέρεις ποια είναι τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία του, έτσι ώστε να ποντάρεις σ’ αυτά που είναι περισσότερο διαπραγματεύσιμος.

Κατά τη συνάντηση….

Όταν θα συναντηθείτε με τον άλλο διαπραγματευτή θα πρέπει να έχεις ξεκαθαρίσει εξ’ αρχής τι στάση θα κρατήσεις απέναντί του. Αυτό βέβαια εξαρτάται από την περίπτωση, όμως σε γενικές γραμμές θα πρέπει να είσαι ευχάριστός και τυπικός, χωρίς να δίνεις την εντύπωση πως μπορεί να σε πείσει. Μετέπειτα θα πρέπει να κρίνεις τη δική του στάση, πόσο συζητήσιμος και διαλλακτικός είναι. Αυτό μπορείς να το καταλάβεις από τη στάση του σώματός του, την έκφραση του προσώπου του και τον τρόπο που μιλά.

Εσύ από την πλευρά σου θα πρέπει να ακούς προσεκτικά αυτά που έχει να σου πει και να είσαι ευέλικτος. Μπορείς να τροποποιείς τις προτάσεις σου ανάλογα με τα λεγόμενά του, έτσι ώστε να δείχνεις πως συμφωνείς μαζί του και όχι πως έρχεσαι σε αντιπαράθεση, ακολουθώντας πάντα όμως τον δικό σου στόχο.

Μερικά tips για το πώς πρέπει να συμπεριφερθείς:

• Να ακούς προσεκτικά τον συνομιλητή σου δείχνοντάς του πως δίνεις βάση σ’ αυτά που λέει

• Μην κάνεις πολλές παραχωρήσεις, ειδικά στο αρχικό στάδιο

• Να είσαι σε θέση να ελιχθείς ανάλογα με την τροπή της συζήτησης

• Χρησιμοποίησε συμπληρωματικές προσφορές ανάλογα με το τι προσφέρει ο άλλος διαπραγματευτής

• Δώσε του την πεποίθηση πως η συμφωνία είναι προς όφελός του και προσπάθησε να κερδίσεις και εσύ όσο μπορείς απ’ αυτή

• Μην είσαι κάθετος στις απόψεις σου αλλά προσπάθησε να είσαι διαλλακτικός και να δίνεις την εντύπωση πως επιθυμείς να φτάσετε σε μια επικερδή συμφωνία και για τις δύο πλευρές

Μπορεί η διαδικασία της διαπραγμάτευσης να μην είναι εύκολη υπόθεση, αλλά είναι στο χέρι σου να κάνεις το καλύτερο δυνατό ούτως ώστε να κλείσεις μια συμφωνία προς όφελός σου. Το σημαντικό είναι να καταφέρεις να κρατήσεις το συνομιλητή σου και να τον πείσεις για το όφελος που θα κερδίσει. Μ’ αυτό τον τρόπο δίνεις αξία στην προσφορά σου και μπορείς πιο εύκολα να κερδίσεις τη συγκατάβασή του.

Εάν καταφέρετε να φτάσετε στο σημείο της συμφωνίας, τότε θα πρέπει να κάνετε μια ανακεφαλαίωση για όλα τα σημεία τα οποία θίξατε έτσι ώστε και οι δύο πλευρές να έχουν ξεκάθαρη άποψη για το τι περιλαμβάνει η συνεργασία τους. Προτού υπογράψετε, θα πρέπει να μιλήσετε για όλους του όρους της συμφωνίας, όπως ημερομηνίες, τιμές, χρονοδιαγράμματα και οποιαδήποτε άλλη πληροφορία επηρεάζει τη συνεργασία σας. Όσο πιο ξεκάθαροι είστε, τόσο λιγότερα προβλήματα θα προκύψουν στην πορεία.